[Extra] Modul 5 – Kollaboratives Arbeiten

Online telefonieren und konferenzieren

Aus gegebenen Anlass wurden derzeit durch verschiedenste Informationsanbieter Videokonferenzsysteme verglichen

Tipps für Online-Konferenzschaltungen

  1. Ist die Videokonferenz überhaupt das richtige Format oder gibt es bessere Alternativen?
    • Was ist der Mehrwert einer Videokonferenz gegenüber einer E-Mail?
    • Kann ein Workshop vor Ort sinnvoller und ggf. effektiver sein?
    • Erlaubt die Technik die gewünschten Aktivitäten, z. B. das Anzeigen von Präsentationen, Moderation durch den Gastgeber.
  2. Zeitmanagement: Die Besprechungen sollten 60-90 Minuten nicht überschreiten, weil diese Konferenzschaltungen anstrengend sein können und die Aufmerksamkeitsspanne dadurch auch rasch erschöpft ist.
  3. Die Technik schaltet die normalen Benimmregeln nicht aus. Wenn Sie dienstlich eine Videokonferenz haben, sollten Sie sich wie im Büro verhalten. Angemessene Kleidung ist ein Muss. Wissen Sie, ob Sie nicht vielleicht doch mal aufstehen müssen während der Konferenz? Das Lümmeln auf dem Sofa beim Home Office ist unhöflich. Falls Sie sich nicht darauf konzentrieren möchten, richtig zu sitzen, weichen Sie ggf. auf den Küchenstuhl aus.
  4. Bedenken Sie: Telefonkonferenzen bzw. Videokonferenzen können anstrengend sein, weil ein Teil oder bei reinen Telefonkonferenzen die Gesamtheit der Körpersprache fehlt, z. B. sieht man nicht immer, ob jemand plant, gerade das Wort zu ergreifen. Auch kann es zu leichten Verzögerungen bei der Übertragung von Bild und Ton kommen, was ggf. zu angestrengtem Warten auf den nächsten Sprechenden und dann folgenden Überschneidungen führen kann.
  5. Sind die technischen Voraussetzungen bei allen Teilnehmern gegeben?
    • Hat jede:r Teilnehmer:in eine stabile Internetleitung?
    • Wie sind die technische Voraussetzungen beim Gastgeber und bei den Teilnehmer:innen, z. B. ist die Installation von einem Tool, eine persönliche Anmeldung und / oder Passwort notwendig? Müssen Einstellungen am eigenen Rechner vorgenommen werden? Ist bei allen das nötige Zubehör, z.B. Headset oder Mikrophone vorhanden etc.
    • Besitzen alle die nötigen Vorkenntnisse oder Berechtigungen, um Software zu installieren?
    • Bestenfalls sollte Sie als Gastgeber:in Ihr Setup bereits vorher einmal mit jemandem ausprobiert und auch den Beginn des Meetings getestet haben. Aus als Teilnehmende:r sollte man Kamera und Mikrofonfunktion vorher testen.
  6. Bereiten Sie als „Gastgeber:in“ oder Moderator:in die Themen für die Konferenz gut vor. Beschränken Sie sich dabei auf das Wesentliche. Eine gemeinsame „Agenda“, die allen Teilnehmenden vorliegt, hilft sich zu konzentrieren. Informationen, die nachgelesen werden können, sollten Vorher oder im Nachgang zur Verfügung gestellt werden, z.B. zum Download.
  7. Prüfen Sie Ihre Kameraeinstellung und den Ton. Stimmt der Kamerawinkel und zeigt nichts Unerwünschtes? Die Kameraeinstellung ist optimal, wenn man die Kamera sich auf Augenhöhe befindet und definitiv Schultern, Hals und der gesamte Kopf im Bild zu sehen ist. Brillenträger:innen sollten darauf achten, dass sie so ausgeleuchtet sind, dass die Brille nicht spiegelt. Indirektes Licht von hinter der Kamera, ggf. durch Beleuchtung einer weißen Wand in der Nähe kann die Lichtsituation und damit die Bildqualität deutlich verbessern.
  8. Neben dem Bild ist auch der Ton wichtig. Prüfen Sie den Ton (auch die Lautstärke) und das Mikrofon. Um Mikrofonrückkoppelungen zu vermeiden, sollte man zumindest Kopfhörer tragen und die Lautsprecher ausstellen. Optimal ist ein Mikrofon, das möglichst nur aktiviert wird, wenn man sprechen will oder ein Headset, welches mit Active Noise-Cancelling störende Hintergrundgeräusche herausfiltert.
  9. Unterbrechungen können passieren, Kolleg:innen, die mit einer Frage hineinplatzen, das Telefon, das klingelt oder eben auch mal eine Katze, die durchs Bild rennt. Man sollte im Vorfeld überlegen, welche Störungen man ausschalten kann, z. B den Klingelton ausstellen, ein Nicht-Stören-Schild an der Tür …
  10. Kamera und Ton erst einschalten, wenn man wirklich vorbereitet und bereit ist.
  11. Interaktion und Austausch sind wichtig, aber dabei bitte kreativ sein, so füllen Sie z. B. einen Einstieg bitte nicht mit endlos langen Vorstellungsrunden, sondern lassen Sie vielleicht einfach mal ein Objekt zeigen, was ggf. nicht auf den normalen Schreibtisch gehört. Das lockert die Stimmung und verrät ein bisschen über die zeigende Person, was man vorher möglicherweise noch nicht gewusst hat.
  12. Sprechen Sie sich bestenfalls direkt an, da man das „Zuwenden“ zu einer Person durch die sehr frontale Ansicht nicht sehen kann. Eine Aufforderungen zum Reden, Agieren etc. muss auf direktem Wege passieren. Genauso wichtig ist dies aber auch, wenn man die besondere Aufmerksamkeit eine:r Kolleg:in benötigt.
  13. Natürlich sollte auch jemand ein Protokoll führen. Bestenfalls ist es eine sichtbar zugeschaltete Person, die keine andere Aufgabe als das Protokoll hat. Eine andere Lösung ist das gemeinsame Schreiben des Protokolls im Anschluss an die Besprechung. Hier hilft eine vorher zugesandte Agenda sehr.
  14. Zuletzt: Kein Multitasking! Die Konzentration sollte beim Gespräch liegen, nicht bei den E-Mails, bei Social Media oder der Vorbereitung des nächsten Termins. Die wichtigsten Personen sind die, die mit Ihnen gerade in der Konferenz sitzen.

Eine schöne Liste mit Moderationstipps für Videokonferenzen und für Telefonkonferenz stellt Der Paratätische Gesamtverband zur Verfügung.

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