Zusammenarbeit mit Wikis

Ein Höhepunkt unserer Rundreise ist die Wiki-Landschaft. Hier gibt es verschiedene Anbieter und Möglichkeiten. Dies werden wir uns hier etwas genauer anschauen.

Wiki – eine Definition

Unter Wiki versteht man eine Webseite, die es ihren Benutzern ermöglicht die Inhalte nicht nur zu lesen, sondern auch einfach und direkt zu bearbeiten. Dazu ist es nicht notwendig, eine Software zu installieren. Die Änderungen können direkt über den Browser und dem im Wiki enthaltenen Editor vorgenommen werden.

Häufig werden Wikis als Plattformen zur kooperativen Informations- und Wissenssammlung verwendet. Die Inhalte werden gemeinsam gesammelt und strukturiert und zudem häufig einer großen Nutzergruppe zugänglich gemacht. Die frei zugängliche Online-Enzyklopädie Wikipedia, die seit inzwischen 19 Jahren zum Informationsalltag gehört, steht oft synonym für Wiki. Aber natürlich gibt es auch in der Wikipedia einen Beitrag über Wikis.

Wikis sind inwzischen eine etablierte Technik. Bildungseinrichtungen, Unternehmen aber auch private Projekte setzen auf diese Technologie und haben vielfältige Varianten von Wikis im Einsatz. Bibliotheken setzen sie intern für das eigene Wissensmanagement ein, stellen aber auch wie Bibliotheksverbünde extern damit gesammeltes Wissen zur Verfügung.

Merkmale eines Wikis

Es gibt verschiedene Softwares für Wikis, sie alle aber verfügen über einige gemeinsame Eigenschaften, die im Weiteren betrachtet werden.

Jede/r kann in einem Wiki schreiben. Je nach Anbieter aber oft erst nach einer Anmeldung.

Typisch für jedes Wiki ist die Funktion Letzte Änderungen bzw. recent changes. Darüber können die vorangegangenen Änderungen einer Wiki-Seite nachverfolgen, vergleichen und ggf. auch rückgängig machen, d. h. durch die automatische Versionierung der geschriebenen Seite kann jede vorhergehende Fassung wieder hergestellt werden.

Oft können Sie sich zudem automatisch über die Veränderungen im Wiki informieren lassen. Typischerweise können RSS-Feeds oder automatische Benachrichtigung per E-Mail abonniert werden.

Die Wiki-Seiten können auch angereichert werden. So können zum Beispiel RSS-Feeds von anderen Seiten oder beispielsweise ein Kalender in das Wiki eingebunden werden.

Wichtig ist, die Benutzer müssen nicht programmieren oder HTML schreiben können, um Inhalte hinzuzufügen oder zu bearbeiten. In den meisten Fällen wird ein einfacher Editor (wie z.B. auch in Ihrem Blog) verwendet. In klassischen Wikis (auf Wikimedia-Basis), wie z.B. der Wikipedia, muss ein spezielle Syntax für die Formatierungen verwendet werden. Wie so eine Syntax aussehen kann, können Sie dem Wikipedia-Spickzettel entnehmen. Aber auch die Wikipedia hat inzwischen wie viele Wiki-Anbieter einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) integriert und macht somit das Editieren von Beiträgen so einfach wie noch nie.

Einsatzzwecke

Einsatzzwecke können sehr vielfältig sein. Häufig werden Wikis verwendet für:

  • Link- und Toolsammlungen, Nachschlagewerke (Faktenwissen) und für aktuell zu haltende Handbücher (z.B. für das Qualitätsmanagement)
  • Wissensmanagement (intern, extern) für ganze Einrichtungen oder einzelne Projekte (z.B. Prozessabläufe, Protokolle)
  • FAQ (Frequently Asked Questions)
  • technische Dokumentation, Betriebsanleitungen
  • Berichtswesen (ggf. mit hierarchischer Bearbeitung)
  • Planung von Veranstaltungen, neuen Services etc.

Nun möchte man meinen, wir haben schon genug Tools: E-Mail-Postfächer, Filesysteme, Linklisten (Lesezeichen), Office-Software, Kollaborations- und Videomeetingplattformen, usw. Nicht alles, kann ein Wiki ersetzen, aber für manche Verwendungen wäre es besser.

Gut durchdachte Ordnerstrukturen funktionieren nur solange, bis man ein Dokument an verschiedenen Stellen ablegen „könnte“ und sich die Frage stellt, welches der richtige Ordner ist. Zwei Menschen, drei Meinungen. Schwierig wird es, wenn dann vielleicht auch strukturübergreifend, z.B. von verschiedenen Abteilungen einer Bibliothek oder gar mehreren Bibliotheken auf einen Ordner/ ein Laufwerk zugegriffen werden muss. Haben Sie schon mal nach einem bestimmten Dokument in einem großen Fileservice gesucht? Macht keinen Spaß!

Wenn der Inhalt eines Dokumentes von mehr als zwei Personen bearbeitet werden muss, will am Ende nicht ich diejenige sein, die dann die „1000“ verschiedenen Versionen in ein Dokument zusammenführen muss, zumal wenn Kolleg*innen den Änderungsmodus nicht genutzt haben, sondern den eingefügten Text farbig gekennzeichnet haben.

Linklisten auf Webseiten werden rasch unübersichtlich und können oft nur von einer Person gepflegt werden. Änderungen sind oft aufwendig. Lesezeichen im Browser sind schön, aber wachsen rasch zu unübersichtlichen Sammlungen an und sie sind wie das Wissen im eigenen E-Mail-Postfach oft nur personenbezogen zugänglich.

Wikis bieten sich oft dann an, wenn es auf die Inhalte und nicht zuerst auf die (Druck-)Form eines Dokumentes ankommt und das Wissen nicht nur einer oder zwei Personen zugänglich sein soll. So ist eine institutionsübergreifende und ortsunabhängige Zusammenarbeit möglich.

Ängste und Hürden

Wenn über den Einsatz von Wikis gesprochen wird oder auch das Wiki schon eingerichtet ist, lässt sich ziemlich schnell beobachten, dass das Prinzip “jede/r kann alles schreiben/ändern/löschen” vielen Kolleg*innen und oft vor allem Vorgesetzen unheimlich ist. Rasch wird nach Rechten, Rollen und Regeln verlangt.

Meine Erfahrung (3 1/2 Jahre Wiki-Service der Bundeswehr mit über 500 Wikis, über 2 Millionen Wiki-Seiten und 40.000 Nutzern = 2 Verstöße) und auch die vieler anderer Anwender zeigt, dass ein Wiki meist auch ohne starre Regeln und einschränkende Rollen funktioniert. Sollte es mal nötig sein, kann durch die Änderungshistorie ein älterer Stand schnell wieder hergestellt werden.

Zudem besteht oft die Scheu, sich zu Dingen zu äußern, für die man sich nicht für eine*n Expert*in hält, insbesondere wenn eine Anmeldung notwendig ist und die Änderungen zu einem selbst zurückgeführt werden können.

Daneben kommt oft der Hinweis: Noch ein Tool, noch etwas, was ich lernen muss und alle sehen, was ich schreibe und mache. Wikis sorgen für ein höheres Maß an Transparenz und verändern ggf. auch die Fehlerkultur („Es ist zwar nicht richtig, aber ich ändere es gleich selbst und rede mal mit ihm/ihr.“ statt „Von nix ’ne Ahnung und davon recht viel. Den Fehler melde ich gleich mal seine*r Vorgesetzen.“) Einzige Voraussetzung ist, dass alle Beteiligten ihr Wissen teilen wollen.

Wie man gut gemeinsam in einem Wiki arbeiten kann, finden Sie etwas ausführlicher auf der Extra-Seite.

Es gibt zudem verschiedenste Wiki-Systeme und Anbieter. Je nachdem ob gemeinnützig oder für Firmen können Wikis kostenfrei bis kostenpflichtig sein und für die Bearbeitung verschiedenes Vorwissen benötigen. Sie können gehostet sein (Wiki-Farm) oder müssen auf einem eigenen Server installiert werden. Ein bisschen mehr dazu erfahren Sie auf der Seite [Extra] Modul 5 – Kollaboratives Arbeiten, S. 2.

Entdeckeraufgabe

Kommen wir von der Theorie zur Praxis. PBworks bietet für gemeinnützige Zwecke Wikis kostenlos an. Wer mag kann sein eigenes Wiki unter https://my.pbworks.com/?p=create bei PBworks starten. Benötigt wird eine E-Mail-Adresse und ein Passwort.

Zum Ausprobieren ist das nicht notwendig. Ich habe ein Wiki für netzwerkeln bei diesem Anbieter angelegt (http://netzwerkeln.pbworks.com) und ein paar „Übungsaccounts“ eingerichtet.

  • Nutzername: wikiuser0001 – PW: seal6pear
  • Nutzername: wikiuser0002 – PW: turtle5strawberry
  • Nutzername: wikiuser0003 – PW: zebra1grape
  • Nutzername: wikiuser0004 – tiger3coconut

Das Wiki ist noch recht leer. Probieren Sie sich aus. Legen Sie Seiten an, organisieren diese z.B. durch Verlinkungen oder Einordnung in Ordner. Schreiben Sie einen Kommentar oder binden Sie ein Video ein. Das Wiki bietet unterschiedliche Möglichkeiten.

Die Bedienoberfläche ist zwar englisch, aber oft reich „einfach ausprobieren“, um zu verstehen, was sich dahinter versteckt. Ein paar der wichtigsten Funktionen sind im Wiki erklärt. Sie können die paar Wikiseiten natürlich gerne jederzeit ergänzen.

Erstellen Sie einen Blogbeitrag über Ihre Entdeckungen. Was fanden Sie interessant? Haben Sie private oder berufliche Anwendungsideen oder nutzen Sie bereits Wikis? Könnten Wikis auch ein Service von Bibliotheken sein? Wenn ja, für welche Zielgruppen und mit welchen Inhalten? Haben Sie selbst schon mal bei Wikipedia editiert, gar eine eigene Seite erstellt oder sind Sie reine*r Leser*in?

Ich bin gespannt auf Ihre Antworten. Setzen Sie doch einfach einen Bezug auf diese Lektion (Link) oder schreiben Sie hier einen kurzen Kommentar mit Link zu Ihrem Beitrag.

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